Time management jadi bagian penting buat kalian yang punya banyak kegiatan atau kerjaan, salah satunya Timeboxing. Mungkin teknik ini cocok dan bakal berguna.
FROYONION.COM - Nggak bisa dipungkiri kalau hustle culture sangat lekat dengan anak muda (Gen Z & Millennial) sekarang ini. Sudah bukan menjadi hal yang tabu jika kita-kita yang ada di kalangan ini punya lebih dari satu pekerjaan. Salah satu hal yang menjadi tantangan bagi para hustler ini adalah time management.
Tanggung jawab dan kerjaan utama ketika kalian memutuskan untuk punya berbagai kerjaan sampingan (side hustle) nggak boleh sampai terabaikan, bahkan teralihkan. Maka dari itu penting banget buat tahu batasan apa yang bisa dilakukan serta punya pembagian waktu yang tepat guna. Pokoknya, seringkali apa yang kalian lakukan itu harus efektif dan efisien.
Nah, di fase ini biasanya mereka yang punya side hustle banyak bakal keteteran atau merasa burnout. Ciri terbesarnya, mungkin akan banyak kerjaan yang nggak kepegang dan lewat dari tenggat a.k.a deadline.
Mungkin kalian perlu mulai mencoba menggunakan metode timeboxing buat bikin produktivitas jadi naik level. FYI, timeboxing ini salah satu metode time management yang dipercaya jauh lebih efektif dibanding bikin to-do list. Banyak orang-orang sibuk di seluruh dunia yang memakai metode timeboxing ini buat mengatur jadwalnya sehari-hari.
BACA JUGA: 24 JAM NGGAK CUKUP ATAU KITA YANG NGGAK BIJAK NGATUR WAKTU?
Secara sederhana, timeboxing bisa dibilang sebagai salah satu strategi mengatur waktu dan tugas yang berfokus pada tujuan. Melalui timeboxing, kalian dipaksa untuk berfokus pada suatu pekerjaan dalam batas waktu tertentu. Maka dari itu, salah satu unsur yang sangat penting dalam penyusunan timeboxing ini adalah deadline.
Beberapa anak korporat masa kini pasti relate dengan mode time management ini. Biasanya kalian bisa nemuin skema serupa di aplikasi seperti Trello, Asana, Todoist, Focus@Will dan lainnya. Melalui aplikasi tersebut, kita dibantu untuk mengkotak-kotakan pekerjaan kita dalam limitasi waktu.
Dalam salah satu artikel yang dipublikasikan Harvard Business Review, timeboxing dinobatkan sebagai salah satu metode yang paling berguna untuk mendukung produktivitas.
Dalam artikel HBR tersebut, dijelaskan kalau salah ada lima masalah yang biasanya ditemukan oleh orang-orang ketika menghadapi tumpukan tugas dan pekerjaan.
BACA JUGA: TIPS TIME MANAGEMENT ALA ZEE DAN GABY JKT48: BISA KOK JADI IDOL SEKALIGUS BERPRESTASI!
Pertama, tugas yang begitu banyak terkadang membingungkan untuk diselesaikan karena munculnya pilihan yang beragam. Oleh sebab itu, membuat skala prioritas menjadi penting ketika kalian dihadapkan pada kondisi tersebut.
Kedua, secara alami kita akan lebih tertarik untuk mengerjakan tugas-tugas yang mudah dan sederhana untuk diselesaikan.
Ketiga, dengan begitu kita jadi mengabaikan sementara tugas yang penting meski tidak mendesak. Hal tersebut sebenarnya bukan hanya terjadi pada penyelesaian tugas. Bisa saja sekedar menyisihkan waktu untuk belajar atau upgrade skill.
Keempat, kita mengerjakan tugas tanpa membuat konteks terhadap waktu yang kita miliki sehingga pembagiannya menjadi tidak efisien.
Kelima, kurangnya komitmen dalam menyelesaikan tugas yang ada. Hal ini tentu berkaitan erat dengan deadline atau tenggat waktu yang harus dipenuhi.
Kalau kalian temukan ada masalah-masalah tersebut yang menghambat produktivitas. Ini saatnya buat beralih menggunakan skema timboxing ini.
Untuk bisa menerapkan timeboxing ini, penting buat kalian tahu terlebih dahulu tentang lama waktu atau kemampuan dalam mengerjakan suatu tugas. Misalnya, kalian butuh waktu 10 jam untuk menyelesaikan tulisan yang akan terbit 5 hari lagi.
Nah, kalian bisa membagi waktu pengerjaan tulisan itu menjadi 2 jam per hari untuk dicicil sehingga pada hari ke-5 sudah selesai. Atau jika kalian ingin mendedikasikan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tulisan tersebut lebih cepat, maka tinggal disesuaikan saja lama waktu pengerjaannya sehari-hari. Tentunya pembagian waktu ini sangat bergantung dengan tugas-tugas lain yang kalian punya, ya!
Selain itu, timeboxing ini sangat efektif bagi kalian yang kerja secara kolaboratif. Begini, dengan mengkotak-kotakan pekerjaan dan memberikan keterangan berdasarkan urgensi maka rekan tim kalian bisa melihat bagaimana load pekerjaan yang sedang dilakukan pada hari tersebut.
Dengan opsi kalender bersama itu, maka kalian bisa saling menyesuaikan waktu dan ekspetasi akan suatu hasil yang dibutuhkan.
Bukan hanya itu saja, dengan mulai mendata pekerjaan secara periodik maka kalian punya rujukan yang tepat tentang apa yang akan dilakukan.
Kemudian, dalam artikel tersebut juga dijelaskan kalau keuntungan menerapkan skema ini adalah kalian akan lebih punya kendali atas kegiatan sehari-hari. Poin ini, berdasarkan hasil riset, sangat berkaitan untuk menjadi pendorong kebahagiaan individu saat melakukan pekerjaannya.
BACA JUGA: TAKASHI MURAKAMI: SENIMAN YANG NGGAK PANDAI MENGATUR WAKTU ITU NGGAK PROFESIONAL
Gimana nggak, dengan begitu kalian mungkin bisa terhindar dari toxic productivity karena sudah punya acuan yang jelas. Penyusunan timeboxing itu juga dilakukan secara subjektif dan tiap orang berbeda-beda, tergantung kemampuan dan apa yang menjadi kebutuhannya.
Eits, kadang menyusun timeboxing ini juga berbicara tentang niat dan komitmen. Apa yang ditulis jadi harus diselesaikan sesuai pakem yang ditentukan.
Tips ini dibagikan oleh Jonathan Passmore seorang senior Vice President of Coaching di CoachHub, platform pengembangan SDM terkemuka di dunia. Tulisannya dipublikasikan oleh Forbes pada Agustus, 2022 lalu.
Menurutnya, terdapat tiga hal penting yang harus terpatri di pikiran ketika mau menerapkan timeboxing ini, yakni:
1. Bersikap realistis, ini tergantung pada berapa banyak waktu yang kalian perlukan untuk menyelesaikan tugas. Penting untuk mengalokasikan waktu yang cukup sehingga pengerjaan tidak terburu-buru. Tapi, balik lagi nih kalau kalian harus menentukan deadline itu secara realistis dan efisien, sehingga nggak banyak waktu yang terbuang sia-sia.
2. Mulai dari hal kecil, menurut Jonathan opsi timeboxing ini harus dipelajari secara pelan-pelan. Mulai dulu dari tugas-tugas yang kecil sebelum kalian mulai menerapkannya untuk jangka waktu yang panjang. Misalnya, seluruh kegiatan yang akan dilakukan dalam satu pekan.
3. Jadi fleksibel, dengan menerapkan timeboxing maka sangat penting untuk kalian bersikap fleksibel sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Pasalnya, kalian bisa mengurangi atau menambah waktu sesuai alokasi yang dibutuhkan tadi itu. Penyesuaian jadwal, kata dia, pasti akan terjadi dalam proses sehari-hari kok.
Nah, menurut Jonathan, salah satu kesalahan umum yang dilakukan oleh banyak orang saat menerapkan timeboxing adalah ketepatan dalam memperkirakan waktu.
Hal ini bisa menjadi salah satu jebakan paling mematikan dari skema timeboxing. Makanya, kata dia, penting penyesuaian tadi itu untuk dilakukan sehingga kalian hari demi hari bisa memperkirakan waktu yang tepat untuk menyelesaikan satu pekerjaan.
“Orang yang baru mengenal timeboxing, biasanya tidak fleksibel saat memulai. Padahal, timeboxing ditujukan untuk menjadi sistem yang bekerja untuk kamu, bukan mengekang. Jangan takut untuk menyesuaikan rencana yang ada,” kata Jonathan dalam tulisannya tersebut. (*/)
Cuma mantan wartawan yang sekarang hijrah jadi pekerja kantoran, suka motret sama nulis. Udah itu aja, sih!
May 10, 2023
622
3
Muhammad Nur Faizi
Fadhil
