3 TIPS BERKOMUNIKASI DENGAN ATASAN BAGI FRESH GRADUATE

FROYONION.COM - Ditinjau dari orang-orang yang melakukan komunikasi, ada banyak bentuk komunikasi di dalam ruang lingkup dunia kerja. Salah satunya yaitu komunikasi antara karyawan dengan atasan. Komunikasi ini penting bagi fresh graduate karena informasi-informasi yang disampaikan karyawan akan diproses atasan. 

Medianya bisa berupa meeting, presentasi, laporan, atau tatap muka langsung. Nah, meskipun penting, tak semua karyawan memahami bagaimana berkomunikasi dengan atasan.

Bagi fresh graduate, sebenarnya sangat penting memperhatikan komunikasi dengan atasan. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Brosix pada tahun 2022, hanya 13% karyawan yang mengutarakan bahwa mereka nyaman berkomunikasi secara efektif dengan atasan. 

Dengan kata lain, sebagian besar karyawan sebenarnya tak bisa berkomunikasi secara efektif dengan atasan. Padahal, sebagaimana yang sudah disebutkan, komunikasi antara karyawan dengan atasan menjadi hal yang penting di dalam dunia kerja.

Lalu, bagaimana sebaiknya karyawan dalam berkomunikasi dengan atasan? Untuk membantu fresh graduate berkomunikasi dengan atasan, kamu bisa mencoba tips-tips berikut.

PERTAMA: TERAPKAN MAXIM GRICE DALAM BERKOMUNIKASI

Dalam dunia ilmu komunikasi, ada sebuah panduan berkomunikasi bernama Maxim Grice. Nah, apa itu Maxim Grice? 

Maxim, pada dasarnya, adalah suatu panduan atau prinsip. Maxim ini dicetuskan oleh ahli bahasa yang juga seorang filsuf asal Inggris bernama Paul Grice pada tahun 1975. Menurutnya, agar komunikasi berjalan efektif, ada 4 maxim yang harus kita perhatikan saat kita berkomunikasi Dengan menerapkannya, lawan bicara akan memahami hal yang kita sampaikan. Keempat maxim tersebut yaitu,

• Maxim kuantitas: Informasi-informasi yang kita sampaikan harus cukup. Dengan kata lain, tak boleh kurang dan tak boleh lebih.
• Maxim kualitas: Informasi yang kita sampaikan haruslah valid atau benar adanya
• Maxim relevansi: Informasi-informasi yang kita sampaikan harus saling berkaitan. 
• Maxim cara: Penuturan informasi-informasi yang kita sampaikan harus bisa diikuti lawan bicara.

Nah, keempat maxim tersebut dapat kita juga kita terapkan saat berkomunikasi dengan atasan. Contohnya, umpamakan.kamu berkomunikasi dengan atasan seputar kerjasama yang ditawarkan oleh perusahaan lain. Kamu sudah melakukan analisis bahwa kerjasama ini tak menguntungkan perusahaan. Dalam meeting, atasan meminta kamu untuk memberikan analisis seputar penawaran kerjasama tersebut. 

Dengan menerapkan Maxim Grice, maka statement yang kita sampaikan kepada atasan menjadi “Berdasarkan analisis yang sudah saya lakukan, kerja sama ini membutuhkan dana yang besar. Saya menggunakan metoda analisis statistik. 

Detail analisis akan saya berikan dalam  softcopy. Perusahaan saat ini sedang tak memiliki dana yang besar. Bila perusahaan memiliki dana yang besar, sebaiknya pun menolak kerja sama tersebut. Kerjasama ini sangat berisiko mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian besar. Kerugiannya ditaksir mencapai sekitar 200 juta rupiah.” 

Nah, bila kita mencermati statement tersebut, sebenarnya sudah menerapkan empat Maxim Grice. Jumlah informasi yang disampaikan cukup. Setiap informasi yang disampaikan valid. Setiap informasi pun saling berkaitan. Cara menuturkannya pun mudah dimengerti lawan bicara.

KEDUA: BUAT DOKUMENTASI HAL-HAL YANG KITA SAMPAIKAN

Terkadang, atasan ingin meninjau kembali hal-hal yang sudah kita sampaikan. Nah, pada titik inilah pentingnya mendokumentasikannya.Kita sebenarnya perlu mendokumentasikan hal-hal yang kita sampaikan baik dalam bentuk tertulis, audio, maupun video. 

Dengan dokumentasi ini, atasan bisa langsung meninjaunya tanpa perlu memanggil kita untuk menjelaskannya sehingga tentunya menghemat waktu. Bila hal yang kita sampaikan kepada atasan begitu panjang, memang sangat disarankan untuk mendokumentasikannya. Sebabnya, tak tertutup kemungkinan, ada beberapa hal terkait presentasi kita yang tak ditangkap oleh atasan.

Contoh mendokumentasikan misalnya sebagai berikut. Umpamakan kita berpresentasi di hadapan atasan. Kita dokumentasikan presentasi kita dalam bentuk video. Nah, bila atasan ingin meninjau kembali hal-hal yang kita presentasikan, bisa langsung menyaksikan video tersebut. Atasan tentunya tak perlu memanggil kita sehingga menghemat waktu.

KETIGA: TANYAKAN DETAIL PEKERJAAN YANG HARUS KITA SELESAIKAN

Umpamakan, kita meeting dengan atasan. Meeting ini membahas seputar pekerjaan-pekerjaan yang harus kita selesaikan. Nah, kita sebenarnya perlu juga bertanya seputar detail pekerjaan kepada atasan. Terkadang, atasan tak menyampaikan seperti apa detailnya pekerjaan yang harus kita selesaikan..

Nah, saya jadikan pengalaman saya sebagai contohnya. Suatu hari, saya sedang meeting dengan atasan. Saat itu saya masih fresh graduate. Perusahaan tempat saya bekerja baru saja berjalan kurang dari satu bulan. Semua karyawan di perusahaan itu adalah fresh graduate. Sebagian kecil ada yang masih kuliah.

Nah, atasan saya berkata ada seorang klien yang akan datang ke kantor minggu depan. Kami pun ditugaskan mempersiapkan hal-hal yang perlu ditunjukkan kepadanya. Ternyata, maksud perkataan atasan saya yaitu kami tak hanya sebatas mempersiapkan hal-hal tersebut. 

Melainkan kami pun harus mengenakan seragam. Saat itu, seragam hanya dikenakan bila ada kunjungan kerja ke klien. Kami pun harus menyuguhkannya makan siang kepada klien. Kami pun perlu menemani klien melihat proyek kerja sama di ruang staf. Hal ini bertujuan agar memunculkan kesan profesionalisme dan menghargai klien

Setelah kejadian itu, bila atasan saya berkata akan ada klien yang datang, maka saya dan karyawan lainnya melakukan hal-hal tersebut. Dari titik inilah, sangat penting untuk memahami detail-detail pekerjaan yang sebenarnya diinginkan oleh atasan.

Itulah, beberapa tips bagi fresh graduate untuk berkomunikasi dengan atasan..Komunikasi atasan menjadi hal yang tak boleh kita anggap remeh. Nah, dengan menerapkan ketiga tips tersebut, komunikasi kita dengan atasan menjadi lebih efektif. Bila komunikasi antara karyawan dengan atasan berjalan sangat efektif, maka sebenarnya bisa meningkatkan performa perusahaan. (*/)